Privacyverklaring

Urban GRND Emmen, handelsnaam van Urban Jump B.V., gevestigd aan Nijbracht 41, 7821 CB Emmen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74632728, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
Nijbracht 41, 7821 CB Emmen
Telefoon: 0591 - 799 705
E-mail: emmen@urbangrnd.nl
Website: www.urbangrnd.nl

De functionaris gegevensbescherming van Urban GRND Emmen is te bereiken via emmen@urbangrnd.nl.

Urban GRND Emmen verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

- Voor- en achternaam
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Bankrekeningnummer
- Internetbrowser en apparaattype
- IP-adres
- Gegevens over jouw activiteiten op onze website
- Jouw klik- en surfgedrag op onze website: muisbewegingen, klikken, scrollen en de weergave van de pagina, vastgelegd in opnames en heatmaps (Microsoft Clarity)
- Cookie- en advertentie-ID's waarmee Google en Meta jouw bezoek en een eventuele boeking aan een advertentie kunnen koppelen
- De berichten die je stuurt via de chat op onze website
- Je naam, e-mailadres en spaarsaldo als je meedoet aan ons spaarprogramma (Leat)

Bel of app je met ons, of mail je naar emmen@urbangrnd.nl, dan verwerken wij daarnaast de gegevens die in die berichten en gesprekken aan bod komen. Hoe dat werkt, lees je verderop bij *AI-assistent Mindy*. Welke cookies en meettechnieken op onze website meekijken, staat bij *Cookies en vergelijkbare technieken*.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze website en dienstverlening hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van hun ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via emmen@urbangrnd.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Urban GRND Emmen verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

- Het afhandelen van jouw betaling
- Het verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
- Je te kunnen bellen, appen of e-mailen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- Het analyseren van jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren
- Het meten hoe onze advertenties op Google, Facebook en Instagram het doen en die advertenties gerichter inzetten
- Het uitvoeren van ons spaarprogramma als je daaraan meedoet
- Het bewaken van onze bereikbaarheid en de kwaliteit van onze dienstverlening
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte

Geautomatiseerde besluitvorming

Urban GRND Emmen neemt geen besluiten over jou op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Onze AI-assistent geeft informatie en zet jouw verzoek klaar; een medewerker beoordeelt het daarna.

Onze telefoon en WhatsApp worden beantwoord door Mindy, een AI-assistent. Mindy is geen medewerker maar kunstmatige intelligentie, en zegt dat ook bij het begin van elk gesprek. Zij beantwoordt vragen over onze activiteiten, stuurt je een reserveringslink per sms en legt terugbelverzoeken, wijzigingen en offerteaanvragen vast voor ons team.

Wat wij vastleggen. Van een gesprek met Mindy leggen wij vast: je telefoonnummer, je naam, en als je die zelf opgeeft je e-mailadres en bedrijfsnaam. Daarnaast een opname van het gesprek, een uitgeschreven versie daarvan en een korte samenvatting, plus wat je hebt gevraagd, bijvoorbeeld de gewenste datum, het aantal personen en de activiteit.

Waarom. Om je vraag te kunnen beantwoorden en je reservering of offerte in gang te zetten (uitvoering van de overeenkomst en stappen die daaraan voorafgaan, artikel 6 lid 1 sub b AVG). De opname en de samenvatting gebruiken wij daarnaast om onze bereikbaarheid en de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Hoe lang. De geluidsopname bewaren wij 30 dagen. De uitgeschreven versie en de samenvatting bewaren wij 12 maanden. Een offerte- of terugbelverzoek bewaren wij 24 maanden nadat het is afgehandeld. Daarna houden wij alleen nog aantallen over die niet tot jou herleidbaar zijn.

Wie het krijgt. Mindy wordt voor ons gebouwd en beheerd door Clarifix BV, dat daarbij optreedt als verwerker. Clarifix schakelt op zijn beurt ElevenLabs (spraak en gespreksopname), Twilio (sms) en Google (e-mail) in. Met Clarifix hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. Een deel van deze verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten, met de daarvoor voorgeschreven waarborgen.

Geen besluiten door de computer. Mindy neemt geen besluiten over jou. Zij geeft informatie en zet je verzoek klaar; een medewerker beoordeelt het daarna. Je boeking rond je zelf af via ons boekingsplatform.

Liever een mens? Zeg dat gerust tegen Mindy. Zij zet dan een terugbelverzoek door en een collega neemt contact met je op.

Mail je naar emmen@urbangrnd.nl, dan wordt je bericht gelezen door Mindy, onze AI-assistent. Zij beantwoordt algemene vragen zelf. In dat geval staat bovenaan het antwoord dat het door AI is opgesteld en dat er geen medewerker naar heeft gekeken.

Gaat het om een offerte, een klacht, een reservering of iets anders waar een mens naar moet kijken, dan bereidt Mindy hooguit een concept voor en verstuurt een medewerker het antwoord. Die mail komt dan gewoon van een collega.

Wat wij vastleggen. Je naam, je e-mailadres, het onderwerp en de inhoud van je bericht, plus het antwoord dat is opgesteld. Let op: alles wat je zelf in je mail schrijft hoort daarbij, dus stuur ons geen gegevens die je liever niet vastgelegd ziet.

Wie het krijgt. Naast Clarifix BV, dat Mindy voor ons bouwt en beheert, ook OpenAI, waarvan het taalmodel je bericht leest om het te kunnen beantwoorden. Die verwerking vindt deels in de Verenigde Staten plaats, met de daarvoor voorgeschreven waarborgen.

Liever geen AI? Antwoord op de mail met "graag een medewerker", dan pakt een collega het op. Bellen kan ook.

Rechtsonder op onze website staat een chat. Ook daar praat je met Mindy, onze AI-assistent. Zij zegt dat in haar eerste bericht en beantwoordt vragen over onze activiteiten, prijzen, openingstijden en reserveren.

Wat wij vastleggen. De berichten die je stuurt en de antwoorden van Mindy. Alles wat je zelf in de chat typt hoort daarbij, dus stuur ons geen gegevens die je liever niet vastgelegd ziet. Wij vragen in de chat niet om betaalgegevens of een kopie van je identiteitsbewijs.

Het gesprek blijft in jouw browser staan. Zodat je bij het doorklikken naar een andere pagina niet opnieuw hoeft te beginnen, bewaart de chat je gesprek in de opslag van je eigen browser (localStorage, onder de naam `ug-chat`). Twee uur na je laatste bericht wordt het daar gewist. Wil je het eerder weg, wis dan de gegevens van je browser. Gebruik je een computer die je met anderen deelt, houd er dan rekening mee dat iemand die kort na jou in dezelfde browser zit het gesprek nog kan zien.

Waar het gesprek heen gaat. Je bericht gaat naar onze eigen server en van daar naar de AI-assistent die Clarifix BV voor ons beheert, als verwerker. Clarifix schakelt daarvoor een taalmodel in dat je bericht leest om het te kunnen beantwoorden. Die verwerking vindt deels in de Verenigde Staten plaats, met de daarvoor voorgeschreven waarborgen.

Waarom. Om je vraag te beantwoorden en je reservering of offerte in gang te zetten (uitvoering van de overeenkomst en stappen die daaraan voorafgaan, artikel 6 lid 1 sub b AVG), en om onze bereikbaarheid en de kwaliteit van onze antwoorden te bewaken (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Hoe lang. Het gesprek bewaren wij 12 maanden. Leidt de chat tot een terugbel-, wijzigings- of offerteverzoek, dan bewaren wij dat verzoek 24 maanden nadat het is afgehandeld.

Liever een mens? Vraag daar in de chat om, of bel 0591 - 799 705 of mail emmen@urbangrnd.nl.

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen om beeld, video, audio en tekst te maken voor onze website en social media. Waar een afbeelding, video of stem geheel of grotendeels door AI is gemaakt, vermelden wij dat bij de betreffende uiting.

Op elke vacaturepagina staat een sollicitatieformulier. Wat je daar invult — je naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel je leeftijd, je beschikbaarheid, je motivatie en het cv dat je meestuurt — gebruiken wij alleen om je sollicitatie te behandelen. De grondslag daarvoor is jouw toestemming en de stappen die vooraf gaan aan een arbeidsovereenkomst.

Je gegevens worden per e-mail bezorgd bij ons wervingsadres en worden niet op onze webserver opgeslagen. Je krijgt zelf ook een bevestiging per e-mail. Wij delen je sollicitatie niet met andere partijen.

Wij bewaren je sollicitatie tot vier weken nadat de procedure is afgerond. Geef je in het formulier toestemming om je gegevens langer te bewaren, dan houden wij ze twaalf maanden aan, zodat wij je kunnen benaderen als er een passende vacature vrijkomt. Je kunt die toestemming op elk moment intrekken door te mailen naar werkenbij@urbangrnd.nl; wij verwijderen je gegevens dan.

Urban GRND Emmen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

- Geluidsopname van een gesprek met Mindy — 30 dagen (kwaliteitsbewaking)
- Uitgeschreven gesprek en samenvatting — 12 maanden (afhandeling en rapportage)
- Terugbel-, wijzigings- en offerteverzoeken — 24 maanden na afhandeling (opvolging en klantcontact)
- **E-mail aan emmen@urbangrnd.nl** — 24 maanden (afhandeling en opvolging)
- E-mailadressen uit sms-uitwisseling — 90 dagen (afronden van het lopende verzoek)
- Chatgesprek op onze website, in de opslag van jouw eigen browser — tot twee uur na je laatste bericht, daarna wordt het gewist
- Chatgesprek op onze website, bij ons — 12 maanden (afhandeling en verbetering van de antwoorden)
- Sessieopnames bij Microsoft Clarity — 30 dagen; heatmaps en geaggregeerd klikgedrag 9 maanden
- Statistiek- en advertentiecookies (Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel) — 90 dagen tot 2 jaar, per cookie verschillend; zie het cookieoverzicht
- Sollicitatie en meegestuurd cv — 4 weken na afronding van de procedure, of 12 maanden als je daar in het formulier toestemming voor geeft
- Reserverings- en betaalgegevens — 7 jaar (fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst)
- Websitestatistieken — 14 maanden (analyse)

Gegevens die niet tot jou herleidbaar zijn, zoals geaggregeerde maandcijfers, bewaren wij langer.

Urban GRND Emmen verkoopt jouw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, omdat je daarvoor toestemming hebt gegeven, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

Wij schakelen de volgende partijen in:

- Nostium (portal.nostium.com) — online reserveren en betalen. Nostium verwerkt jouw reserverings- en betaalgegevens als verwerker.
- Clarifix BV (clarifix.ai) — bouwt en beheert onze AI-assistent Mindy op telefoon, WhatsApp, e-mail en in de chat op deze website, als verwerker.
- ElevenLabs Inc. — spraak, gespreksopname en transcriptie (subverwerker van Clarifix).
- Twilio Inc. — sms-verkeer (subverwerker van Clarifix).
- OpenAI — het taalmodel dat e-mail en chatberichten leest en beantwoordt (subverwerker van Clarifix).
- Google Ireland Ltd. — Google Tag Manager, Google Analytics 4 en Google Ads: het meten van websitebezoek en het meten en richten van onze advertenties, als verwerker. Daarnaast e-mailbezorging.
- Microsoft Ireland Operations Ltd. — Microsoft Clarity: sessieopnames en heatmaps van het gebruik van onze website, als verwerker.
- Meta Platforms Ireland Ltd. — de Meta Pixel: het meten en richten van onze advertenties op Facebook en Instagram. Voor de pixel zijn wij samen met Meta verantwoordelijk (gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, artikel 26 AVG) en gebruikt Meta de gegevens ook voor eigen doelen.
- Leat (leat.com) — ons spaarprogramma en de spaarwidget op deze website, als verwerker.

Met Nostium, Clarifix, Google, Microsoft en Leat hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Met Meta gelden de voorwaarden voor Meta Business Tools, waarin de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de pixel is geregeld.

Op onze website staat naast onze eigen Google Tag Manager-container ook een container van Nostium. Die staat er zodat een bezoeker die doorklikt naar het reserveringsportaal in dezelfde meting blijft.

Een deel van deze verwerkingen vindt plaats in de Verenigde Staten: Microsoft Clarity, de Meta Pixel, de Google-diensten en een deel van de AI-assistent. Google, Microsoft en Meta zijn aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework; voor de overige doorgiften gelden de door de Europese Commissie voorgeschreven standaardcontractbepalingen en aanvullende waarborgen.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken ook vergelijkbare technieken die gegevens in je browser opslaan zonder dat het formeel cookies zijn, zoals de opslag waarin de chat je gesprek bewaart. Waar hieronder "cookies" staat, bedoelen wij die technieken er ook mee.

Noodzakelijk en functioneel. Deze zorgen dat de website werkt en dat jouw voorkeuren worden onthouden, bijvoorbeeld je cookiekeuze zelf, het reserveren en betalen via Nostium en het gesprek in de chat. Hiervoor is geen toestemming nodig (artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet).

Statistiek en marketing. Deze plaatsen wij alleen als je daar via de cookiemelding toestemming voor geeft (artikel 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt je keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op onze site; intrekken is net zo makkelijk als geven. Weiger je, dan werkt de website gewoon.

Overzicht per dienst

- Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.) — laadt de meetscripts hieronder en plaatst zelf geen cookies. Naast onze eigen container staat er een container van Nostium, ons reserveringsplatform.
- Google Analytics 4 — meten hoeveel bezoekers onze site heeft en welke pagina's zij bekijken, om de site te verbeteren. Grondslag: jouw toestemming. Cookies: `_ga` en `_ga_*` (2 jaar). Gegevens kunnen naar de Verenigde Staten gaan.
- Google Ads — meten welke bezoeken en boekingen uit onze advertenties komen en die advertenties gerichter inzetten, ook naar mensen die onze site eerder bezochten. Grondslag: jouw toestemming. Cookie: `_gcl_au` (90 dagen), plus opslag in je browser. Gegevens kunnen naar de Verenigde Staten gaan.
- Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) — meten welke boekingen uit onze advertenties op Facebook en Instagram komen en advertenties richten op mensen die onze site hebben bezocht. Grondslag: jouw toestemming. Cookies: `_fbp` (90 dagen) en `_fbc` als je via een advertentie binnenkomt. Meta gebruikt deze gegevens ook voor eigen doelen en verwerkt ze onder meer in de Verenigde Staten.
- Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd.) — vastleggen hoe bezoekers onze site gebruiken: muisbewegingen, klikken, scrollen en de weergave van de pagina, samengevat in opnames en heatmaps, zodat wij zien waar mensen vastlopen. Grondslag: jouw toestemming. Cookies: `_clck` (1 jaar) en `_clsk` (1 dag), plus cookies van clarity.ms. Microsoft bewaart de opnames 30 dagen en de heatmaps en klikgegevens 9 maanden, en verwerkt ze onder meer in de Verenigde Staten.
- Leat — de spaarwidget van ons spaarprogramma. Onthoudt in je browser waar je vandaan komt en, als je inlogt of meedoet, welke spaarkaart bij je hoort. Grondslag: jouw toestemming; de widget is niet nodig om de site te laten werken.
- Chat met Mindy — functioneel. Je gesprek staat in de opslag van je eigen browser en wordt daar na twee uur gewist. Zie hierboven bij *Chat met Mindy op onze website*.
- Nostium (portal.nostium.com) — nodig om online te reserveren en te betalen. Wij geven daarbij alleen jouw cookievoorkeur mee, geen persoonsgegevens.

Je kunt cookies ook helemaal weigeren door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: veiliginternetten.nl/wat-zijn-cookies

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Urban GRND Emmen, en heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht, of een verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar tegen de verwerking, sturen naar emmen@urbangrnd.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, controleren wij je identiteit aan de hand van de gegevens die wij al van je hebben, bijvoorbeeld het telefoonnummer of e-mailadres waarmee het contact liep. Bij twijfel kunnen wij om aanvullende gegevens vragen. Wij vragen je nooit om een kopie van je identiteitsbewijs. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

Gaat het om een gesprek met onze AI-assistent, dan geven wij je verzoek door aan Clarifix BV, dat die systemen voor ons beheert. Ook dan blijft de termijn van één maand gelden.

Urban GRND Emmen wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Urban GRND Emmen neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij handhaven daarbij een beveiligingsniveau dat, gezien de stand van de techniek, passend is. Heb je het idee dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via emmen@urbangrnd.nl.

Links naar websites van anderen

Onze website kan hyperlinks naar websites van derden bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan door ons worden gewijzigd. Gewijzigde voorwaarden zijn van kracht vanaf het moment dat deze op de website worden weergegeven. Wij adviseren je daarom deze pagina regelmatig na te lezen.

*Laatst bijgewerkt: september 2026. Zie ook onze algemene voorwaarden.*